Excel позволяет паролем ограничивать доступ пользователям к документам на разных уровнях защиты.
Существует 3 базовых вида защиты паролем файлов Excel:
- Защита открытия документа.
- Защита от изменения данных в документе.
- Шифрование файлов.
Как поставить защиту на файл
Для наглядного примера установим несколько паролей на 1 документ, используя разные виды защиты:
Примечание. В окне «Общие параметры» каждая опция функционирует независимо. Например, можно только задать пароль на открытие документа или только отметить опцию для постоянного резервирования копии документа и т.д.
Описание функций параметров окна «Общие параметры»:
- Всегда создавать резервную копию. При сохранении документа вместе с исходным основным файлом *.xlsx, создается в том же каталоге файл резервной копии с расширением *.xlk. Фактически это полная копия исходного файла со всеми его сохранениями в процессе работы с документом.
- Пароль для открытия файла. Если введен пароль он будет запрашиваться при каждом открытии документа. Пока пользователь не введет правильный пароль – документ не откроется. И не будут доступны данные даже для чтения.
- Пароль для изменения документа. Если документ защищен этим паролем, то он откроется в режиме «только чтение». Данные можно просматривать, но нельзя изменять.
- Рекомендовать доступ только для чтения. Если данная опция включена, то при каждом открытии документа, будет отображаться диалоговое окно с рекомендацией просматривать его в режиме для чтения. Но пользователю будет доступен выбор, в каком режиме открыть документ: в полном доступе или только для чтения.
Примечание. Кнопка «Сервис» и опция «Общие параметры» в диалоговом окне сохранения документа доступна и в других программах входящих в пакет MS Office (Word, PowerPoint и др.). Интерфейс настройки общих параметров немного отличается от Excel, но в целом все интуитивно понятно и подобно.
Шифрование файла с паролем
Чтобы поставить защиту в Excel более надежную от взлома, следует воспользоваться встроенной функцией шифрования книги. Ведь существуют программы, которые позволяют снять защиту с файла Excel. Например, такие как Advanced Excel Password Recovery. В этой программе невинное описание: «программа предназначена для восстановления забытых паролей к файлам Excel». Но все мы прекрасно понимаем основное предназначение данного софта.
Для шифрования файлов следует выбрать инструмент: «Файл»-«Сведения»-«Защитить книгу»-«Зашифровать паролем». В окне «Шифрование документа» введите пароль для максимальной защиты файла в Excel.
Внимание! Для максимальной надежности запаковывайте в архивы с паролем и максимальным сжатием зашифрованные файлы Excel. Это будет еще более надежный способ защиты информации в документах. Так же используйте сложные и длинные пароли с использованием спецсимволов альт-кодов. Например, код Alt+3(на цифровой клавиатуре) = .
Защита структуры книги
Excel позволяет защищать паролем файлы как целиком, так и отдельными частями. Сейчас займемся селективной (выборочной) защитой документов.
Примечание. Для решения данной задачи можно пойти другим путем: «Файл»-«Сведения»-«Разрешения»-«Защитить структуру книги».
Если структура книги защищена паролем – это значит что нельзя:
- Переносить, удалять, копировать, переименовывать все существующие листы.
- Вставлять (создавать) новые листы и даже листы диаграмм.
- Переносить или копировать листы в другие книги.
- Отображать скрытые листы.
- Ограничение некоторых операций выполняемых с помощью кода VBA-макросов.
Полезный совет. Защиту структуры книги часто используют для запрета отображения скрытых листов, в которых хранятся простые базы данных для: простых приложений, созданных средствами Excel или выпадающих списков и т.п.
Периодически во время работы возникает необходимость установить или снять пароль на файл Excel. В данной статье мы рассмотрим, как это можно сделать в различных версиях Excel.
Если вам необходимо установить пароль в Excel, то вы можете сделать это в специальном диалоговом окне. Местоположение данного окна в разных версиях Excel отличается.
Пароль необходимо устанавливать после всех изменений в файле перед его сохранением. Для этого необходимо зайти в раздел Сервис → Параметры
После этого откроется диалоговое окно параметров книги Excel, вам необходимо выбрать вкладку Безопасность , где вы можете ввести либо пароль для открытия файла Excel , либо пароль для его изменения в соответствующем поле
После ввода пароля необходимо нажать ОК, при этом откроется окно в котором вам необходимо подтвердить введенный вами пароль. Это необходимо для того, чтобы вы были уверены, что первый раз ввели пароль правильно и запомнили его. Изменения вступят после сохранения файл.
Установить или удалить пароль в Excel можно и способом рассмотренным ниже.
Установить или снять пароль в Excel 2007 и 2010
Установка пароля в Excel 2010 немного отличается от 2003, и сейчас мы с вами рассмотрим, как это можно сделать. Установить пароль вы можете непосредственно перед сохранением файла. Для этого выберите диалоговое окно для сохранения файла: Файл → Сохранить как
После этого откроется окно, где вам необходимо выбрать пункт Сервис → Общие параметры
Стоит затронуть такой важный вопрос: как запаролить Excel-файл. Представленный инструмент является составной частью Microsoft Office. Excel позволяет создавать таблицы различного уровня сложности, применять формулы, менять оформление. На сегодняшний день все версии программы поддерживают настройку пароля.
Подробная инструкция
Описание процесса можно разбить на несколько этапов. Запаролить Excel-материалы позволяют файлы формата *.xls, а также любые другие документы Microsoft Office, включая Word и Access. Для выполнения процедуры требуется осуществить следующие действия:
1. По окончании процесса нажать пункт «Файл». Он размещается в меню, в верхней части окна Microsoft Excel.
2. Когда появится список, необходимо зайти в раздел «Сохранить как». Для этого нужно кликнуть по нему левой клавишей мышки.
3. В окне сохранения файла следует найти меню «Сервис» и нажать перевернутый треугольник.
4. После этого появится функция «Общие параметры», которую и необходимо применить.
Настройка пароля
Теперь следует перейти к основным действиям, позволяющим запаролить Excel-файл. Когда появится раздел «Общие параметры», понадобится ввести пароль, который позволит войти в документ, а также осуществлять его редактирование в случае необходимости. При активации функции «Только чтение» панель инструментов по умолчанию отключается при установке пароля. При обеспечении документа защитой только для его запуска, запрос на ввод возникает постоянно в момент открытия таблицы. Для того чтобы пользоваться ее, а также редактировать ее данные, необходимо знать секретную комбинацию.
Чтобы открыть запароленный файл Excel, при условии, что защита поставлена на изменение материала, запуск осуществляется стандартно, не предъявляя запросов. Сложности возникают при введении в таблицу новых данных, а также попытке сохранения документа. В результате от пользователя потребуют ввести секретную комбинацию. Установка обоих типов паролей предусматривает двойной ввод в процессе открытия и закрытия файла.
Стоит отметить, что можно устанавливать разные пароли на открытие и редактирование материала. Теперь нужно вернуться к настройке. После того как пароль создан, необходимо кликнуть «OK», что находится в «Общих параметрах». В проводнике нужно вписать наименование файла, сохранить его, воспользовавшись соответствующей функцией.
Удаление пароля Стоит также затронуть вопрос, который касается отключения установленной защиты в Excel. Чтобы решить такую задачу, не требуется дополнительная программа. Приложение оснащено встроенными инструментами, способными выполнить эти действия. Сначала необходимо запустить Excel, а также открыть файл, который требуется избавить от пароля. Затем понадобится задействовать меню «Файл». В нем нужно указать «Сохранить как» и меню «Сервис».
После этого стоит перейти в «Общие параметры». Для этого требуется совершить двойной щелчок мышки на звездочках, расположенных в строке пароля. Затем используется кнопка «Del» для выполнения необходимых действий. Правильность осуществления операции подтверждается клавишей «OK». После этого нужно нажать «Сохранить», а затем кнопку «Да», которая откроется в новом окне. После совершения таких несложных действий пароль в Excel будет снят.
При использовании листа осуществляются аналогичные операции. Нужно открыть меню «Сервис», затем использовать команду «Снять защиту». Чтобы отменить действия, потребуется ввести установленный ранее пароль.
Представленными выше способами можно запаролить Excel-файл, а также снять защиту с документа.
Во-первых, большинство параметров защиты теперь доступно в одном месте, на вкладке File (Файл) > Info (Сведения) > Permissions (Защита книги), как видно на рисунке ниже:
Во-вторых, это меню представляет собой удобный центр управления защитой, где очень доступно перечислены все активированные элементы защиты.
К сожалению, существует один серьёзный недостаток, с которым я успел столкнуться: теперь мы не можем назначить отдельные пароли для открытия и для редактирования файла (я часто пользуюсь такой возможностью в повседневной работе с Excel). Конечно же, такая возможность существует, и она доступна на вкладке Review (Рецензирование). В некоторых случаях я закрываю доступ к редактированию файла паролем, но снимаю защиту с его открытия, тем самым облегчаю жизнь людям, с которыми делюсь своими таблицами!
Что же представляют из себя инструменты защиты в Microsoft Excel?
Инструменты защиты Microsoft Excel делают в точности то, о чём говорит их название: они защищают Ваши данные. Доступен весь спектр возможностей: защита ячеек и скрытие формул, шифрование листа и целой книги. Вы можете комбинировать любые инструменты в своё удовольствие!
Говоря начистоту, все инструменты защиты в MS Excel вполне примитивны, они имеют достаточно много дыр и легко поддаются взлому! Поэтому, если информация требует 100% гарантию защиты, то я советую не полагаться полностью на Excel и поискать альтернативные инструменты для защиты данных.
Если же Вы просто хотите уберечь свою работу от случайных изменений, подтвердить подлинность книг, которыми делитесь, или защититься от любопытных глаз, тогда инструментов защиты Microsoft Excel будет более чем достаточно.
Какие способы защиты доступны?
В Excel существует пять техник защиты, получить доступ к которым можно, нажав File (Файл) > Info (Сведения) > Permissions (Защита книги). После того, как Вы сделаете это, откроется диалоговое окно, показанное на рисунке ниже.
В следующих частях статьи я дам пояснения, инструкции, сочетания клавиш и примеры для каждой техники.
Помечаем документ Excel как окончательный
Первым механизмом защиты Вы объявляете файл “завершённым” и отключаете все права редактирования. Он полезен для защиты книги от случайного изменения пользователями, в том числе и Вами!
Чтобы использовать этот инструмент, выберите пункт Mark as Final (Пометить как окончательный) и подтвердите своё решение в появившемся окне с предупреждением, как показано на рисунке ниже.
Нажмите ОК . Если Вы впервые используете этот инструмент, то, возможно, увидите вот такое информационное окно:
Снова нажмите ОК и обратите внимание, что этот режим защиты теперь отображается в разделе Info (Сведения) на вкладке File (Файл) в Вашей книге.
Если после пометки файла как окончательного Вы хотите внести в него какие-то изменения, просто нажмите кнопку Edit Anyway (Всё равно редактировать) в информационной панели, которая появляется вдоль верхнего края рабочей области при открытии книги.
Защита файлов Excel паролем
Наверное, самый популярный инструмент защиты файлов Excel – это шифрование с использованием пароля. Данный инструмент особенно полезен для защиты от посторонних взглядов или при передаче конфиденциальной информации через электронную почту. В этом режиме пользователь должен ввести пароль, чтобы открыть файл.
Чтобы использовать этот механизм, выберите пункт Encrypt with Password (Зашифровать с использованием пароля) в окне File (Файл) > Info (Сведения) > Permissions (Защита книги), и у Вас откроется вот такое окно с запросом пароля:
Вы должны серьёзно отнестись к предупреждению о необходимости надёжно хранить свои пароли, поскольку в Excel совершенно невозможно восстановить забытый пароль!
Нажмите ОК , чтобы подтвердить пароль. Обратите внимание, информация, что режим защиты паролем в данный момент активен, теперь отображается в разделе Info (Сведения) на вкладке File (Файл):
Вы по-прежнему можете активировать защиту паролем при сохранении файла, и, возможно, Вы будете действовать по старинке, если так же, как и я, любите защищать свои файлы паролями от изменений.
Чтобы использовать старую добрую технику защиты паролем, нажмите File (Файл) > Save As (Сохранить как), а затем кликните General Options (Общие параметры) рядом с кнопкой Save (Сохранить), чтобы открыть диалоговое окно General Options (Общие параметры).
Первый параметр в этом окне позволяет создавать резервную копию файла при каждом его открытии в будущем. Далее Вы можете ввести пароли для открытия и/или изменения файла, и как уже было упомянуто, они не обязано должны быть одинаковыми!
Защита листа Excel
Этот инструмент защищает все ячейки на выбранном листе и сохраняет их в том виде, в котором они были на момент включения защиты.
По умолчанию все ячейки заблокированы, но, если потребуется, Вы можете задать нужный набор доступных инструментов форматирования. Этот инструмент особенно полезен для создания в Excel форм ввода данных, когда необходимо, чтобы информацию можно было вводить только в определенные ячейки.
Чтобы изменить защиту ячейки:
По умолчанию блокируются все ячейки. Это означает, что, если лист защищён, то ничего нельзя изменить. Если поставить галочку напротив опции Hidden (Скрыть формулы), то будут скрыты формулы, находящиеся в ячейках.
Если Вы решили использовать защищённые, скрытые и открытые ячейки на одном листе, то целесообразней будет воспользоваться стилями MS Excel. Более подробную инструкцию по применению стилей читайте в соответствующей статье.
Доступ к данному инструменту можно получить также на вкладке Review (Рецензирование) > Changes (Изменения) > Protect Worksheet (Защитить лист).
Кроме этого для установки и снятия защиты с листа Excel существует быстрая комбинация клавиш – Alt+TPP (Alt+РЗТ).
Защита всей рабочей книги
Этот инструмент служит для защиты настроек книги, то есть порядка листов, возможности управления скрытыми листами и возможности удалять или добавлять новые листы.
Чтобы активировать защиту рабочей книги, нажмите File (Файл) > Info (Сведения) > Protect Workbook Structure (Защитить структуру книги). Откроется диалоговое окно Protect Structure and Windows (Защита структуры и окон):
Примечание: Вы можете включить защиту структуры и/или окон, они не исключают друг друга.
- Защита структуры – это защита последовательности листов, защита от скрытия и показа скрытых листов, удаления и добавления новых листов.
- Защита окон – это защита от изменения размеров и положения окон. Например, защита от перемещения, изменения размеров и закрытия окон.
Как и в предыдущем случае, при желании Вы можете установить пароль.
Доступ к этим настройкам можно получить старым способом: Review (Рецензирование) > Changes (Изменения) > Protect Workbook (Защитить книгу).
Также, чтобы установить защиту книги в Excel существует быстрая комбинация клавиш Alt+TPW (Alt+РЗЬ).
Добавление цифровой подписи к файлу Excel
Одна из новых опций, добавленных к ассортименту защиты, это добавление к Вашему файлу цифровой подписи (известной также как Digital ID).
Чтобы полноценно использовать этот инструмент, Вам понадобится цифровое удостоверение, выпускаемое органом по электронной сертификации. Для более подробной информации об органах по электронной сертификации, обратитесь за консультацией на сайт Microsoft Office.
Этот инструмент гарантирует подлинность, целостность, безотказность и нотариально заверяет Ваш файл, добавляя к нему цифровую подпись.
Чтобы использовать эту возможность, нажмите Add a Digital Signature (Добавить цифровую подпись) на вкладке File (Файл) в разделе Info (Сведения). Откроется диалоговое окно для работы с цифровой подписью, как показано ниже.
Кроме того, заметьте, что файл был также отмечен как окончательный, поскольку само собой разумеется, цифровая подпись указывает, что с момента её добавления ничего изменено не было.
Если файл с цифровой подписью будет изменён любым способом, цифровая подпись будет удалена и может появиться вот такое предупреждение:
Как снять защиту
В следующем примере показано, как снять защиту шифрованием с файла Excel. Чтобы снять любую из опций защиты в Microsoft Excel, проделайте перечисленные в следующем примере шаги, только применительно к нужному вам параметру защиты.
Пример: Удаляем пароль шифрования из файла Excel
Я надеюсь, что эта короткая статья сделала более понятными различные виды защиты, доступные на сегодняшний день в Microsoft Excel.
Мне кажется очень удобным размещение всех инструментов защиты в одном месте, кроме момента, что здесь нет защиты паролем от внесения изменений. Конечно же теперь я пересматриваю своё отношение к работе с инструментами защиты в Excel, и в процессе написания этой статьи меня посетила мысль: не слишком ли ревниво я отношусь к своим файлам?!
Как и почему Вы используете инструменты защиты Microsoft Excel? Если у Вас есть какие-то идеи или предложения, пожалуйста, оставляйте их в комментариях.
Многие ставят пароли на те или иные документы. Если файл долгое время не использовался, то секретное слово может быть забыто. Вспомнить его не всегда удается, но все же есть способы, благодаря которым удастся открыть документ.
Рассмотрим, как можно снять пароль в файле Excel.
Снимаем пароль в файле Excel при помощи скрипта
Открыть запароленный документ можно с использованием бесплатного VBA скрипта Excel Password Remover . После скачивания программы ее нужно запустить. Утилита сразу же встроится в Excel, который выведет на экран сообщение о запуске макроса. Можно смело его запускать, после чего следует открыть свой запароленный файл и в меню Excel выбрать пункт "Straxx".
Важно то, что скрипт не предпринимает попыток взломать пароль Excel путем подбора случайных фраз, он отключает вызов защиты в документе изнутри, что намного проще. Процедура в целом занимает около 2 минут.
Убираем пароль с документа Excel вручную
Можно убрать пароль в файле Excel и вручную.
- Для этого потребуется открыть документ, зайти во вкладку "Файл", выбрать пункт "Сведения", а затем в отрывшемся списке заголовок "Разрешения".
- В новом окне нажмите "Зашифровать паролем", после чего откроется окно, в котором будет отображен введенный ранее пароль. Его нужно удалить его и нажать на кнопку ОК.
- Закройте документ. Приложение спросит вас о необходимости сохранения изменений, вы должны нажать на кнопку "Да".
- Запустите документ еще раз, и вы увидите, что Excel не потребует введения пароля.
