Программа Microsoft Office Excel представляет собой редактор таблиц, в котором удобно с ними всячески работать. Еще здесь можно задавать формулы для элементарных и сложных вычислений, формировать графики и диаграммы , программировать , создавая настоящие платформы для организаций, упрощая работу бухгалтера, секретаря и остальных отделов, имеющих дело с базами данных.
Как научиться работать в excel самостоятельно
Самоучитель excel 2010 подробно описывает интерфейс программы и все доступные ей возможности. Чтобы начать самостоятельно работать в Еxcel нужно ориентироваться в интерфейсе программы, разбираться в панели задач, где расположены команды и инструменты. Для этого нужно просмотреть урок по данной теме.
В самом верху Эксель мы видим ленту вкладок с тематическими наборами команд. Если подвести курсор мыши к каждой из них, появляется подсказка, подробно описывающая направление действия.
Под лентой вкладок находится строка «Имя», где прописывается наименование активного элемента и «Строка Формул», отображающая формулы либо текст. При осуществлении расчетов строка «Имя» преобразуется в выпадающий список с набором функций по умолчанию. Нужно лишь только выбрать необходимый вариант.
Большую часть окна программы excel занимает рабочая область, где собственно и строятся таблицы, графики, производятся расчеты. Здесь пользователь осуществляет любые необходимые действия , пользуясь при этом командами из ленты вкладок.
В нижней части excel в левой стороне можно переключаться между рабочими областями. Здесь добавляются дополнительные листы в случае необходимости создания разных документов в одном файле. В правом нижнем углу находятся команды, отвечающие за удобный просмотр созданного документа. Выбрать можно режим просмотра рабочей книги, кликнув по одному из трех значков, а также изменить масштаб документа, поменяв положение ползунка.
Основные понятия
Первое, что мы видим при открытии программы – это чистый лист, разбитый на ячейки, представляющие собой пересечение столбцов и строк. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. Именно с их помощью создаются таблицы любой сложности, в них осуществляются необходимые расчеты.
Любой видео урок в интернете описывает создание таблиц в Еxcel 2010 двумя способами:
Для работы с таблицами используются данные нескольких типов, основные из которых:
- текстовый,
- числовой,
- формула.
Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячеек, а числовые и формулы – по правому.
Чтобы вписать нужную формулу в ячейку необходимо начинать со знака равно, а затем путем нажатия на ячейки и проставления между значениями в них нужных знаков получаем ответ. Также можно пользоваться выпадающим списком с функциями, находящимся в верхнем левом углу. Они зафиксированы в «Строке Формул». Ее можно просмотреть, сделав активной ячейку с подобным вычислением.
VBA в excel
Упростить работу со сложными массивами данных или повторяющимися функциями в Еxcel позволяет язык программирования, встроенный в приложение Visual Basic for Applications (VBA). Инструкцию по программированию можно скачать в интернете бесплатно.
В Microsoft Office Excel 2010 VBA отключен по умолчанию. Для того чтобы его включить, нужно во вкладке «Файл» выбрать слева на панели пункт «Параметры». В появившемся диалоговом окне слева нажать «Настройка ленты», а затем в правой части окна поставить галочку возле пункта «Разработчик», чтобы в Экселе появилась такая вкладка.
Начиная программировать, необходимо понять, что объект В Excel – это лист, книга, ячейка и диапазон. Они подчиняются друг другу, поэтому находятся в иерархии.
Главенствующую роль играет Application. Далее следуют Workbooks, Worksheets, Range . Таким образом, нужно прописывать весь путь иерархии, чтобы обратиться к определенной ячейке.
Еще одно важное понятие - свойства. Это характеристики объектов. Для Range - это Value или Formula.
Методы представляют собой определенные команды. Они отделяются от объекта точкой в коде VBA. Зачастую при программировании в Excel необходима команда Cells (1,1). Select. Иначе говоря, нужно выбрать ячейку с координатами (1,1), то есть A 1.
Эту программу можно использовать в следующих целях:
· Бухгалтерский учет. Программа имеет достаточно мощные функции для вычисления финансовой и бухгалтерской отчетности.
· Составление бюджета. В данной программе можно составлять различные виды бюджета для деловых и личных потребностей, например, можно составить маркетинговый бюджетный план.
· Отчеты. В этой программе можно создавать отчеты для анализа и суммирования данных, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта.
· Планирование. Программа является отличным средством для создания профессиональных планов.
· Использование календарей. Рабочая область программы имеет вид сетки, поэтому ее можно использовать для создания различных типов календарей, например,календаря финансового года для Отслеживания деловых мероприятий и выдающихся для бизнеса событий.
Окно программы состоит из:
· Панели вкладок (лента), которая расположена сверху окна программы. На ленте расположены определенные наборы команд (функции программы), которые собраны в команды и группы (по умолчанию отображена лента,содержащая 7 вкладок, при запуске программы активной является вкладка «Главная»). При переходе к новым объектам работы (диаграммы формулы),появляются новые вкладки.
· Над панелью вкладок находится панель быстрого доступа, которая включает в себя наиболее используемые команды (по умолчанию - панель содержит кнопку сохранения данных, отмены и повторения действия). Правее находится пиктограмма, нажав по которой левой кнопкой мышки, вы можете открыть список дополнительных задач. Там вы можете выбрать кнопки которые будут отображаться на панели быстрого доступа.
· Ниже ленты вкладок расположены строка имени и строка формул. В строке имени будет отображаться имя активного объекта или ячейки, а в строке формул будет отображаться формула активной ячейки.
Строка имени.
Строка формул.
· Основную часть окна занимает рабочее поле.
· В правом нижнем окне программы находятся команды, которые служат для наиболее выгодного просмотра документа.
Книга в Excel 2010
Книга состоит из:
3 листов - это по стандарту, максимально 255 листов. Каждый лист состоит из ячеек, которые образуются пересечением строк и столбцов. Строки пронумерованы арабскими цифрами (1,2,3), а столбцы большими английскими буквами (А, B, C).
Редактирование таблиц в Excel 2010
Для того, чтобы изменить ширину столбца или высоту строки,нужно вставить между буквами с названиями столбцов или цифрами названиями строк и протянуть в нужном направлении.
Чтобы задать правило заполнение ячеек, нужно ввести данные в 2 смежные ячейки,выделить их и, с помощью маркера заполнения,который находится в нижнем правом углу, протянуть на нужное количество.
Создания формул в Excel 2010
Формула начинается со знака «= », адреса ячеек записываются только на английском языке. Для того, чтобы не записывать адрес ячейки, можно просто при написании формулы выделить ее левой кнопкой мышки.
Как построить функцию в Excel 2010 (как сделать расчеты в Excel 2010)
Макросы позволяют существенно расширить возможности в программе Excel. Они автоматизируют рабочие процессы и берут большую часть рутинной работы пользователя на себя. Просто нужно научится пользоваться макросами и производительность труда возрастет в десятки раз!
Вам даже не нужно быть программистом и знать язык программирования «VBA» чтобы создавать свои макро-программы с помощью инструмента записи макросов.
Сначала надо включить панель разработчика. Для этого в меню «Файл» открываем группу опций «Параметры». В появившемся окне «Параметры Excel» открываем группу «Настройка ленты». Обратите внимание на правую колонку настроек под аналогичным названием «Настройка ленты». В ней следует отметить галочкой опцию «Разработчик» как показано ниже на рисунке:
Теперь нам доступна на ленте новая закладка «Разработчик» со всеми своими инструментами для автоматизации работы в Excel и создания макросов.
Применение VBA и макросов в Microsoft Excel
Макросы – это внутренние приложения, которые берут на себя всю рутинную работу, облегчая жизнь пользователю. Каждый пользователь может создать макрос без знания языков программирования. Для этого существует макрорекодер, который запускается с помощью кнопки «Запись макроса».
В этом режиме все действия пользователя макрорекодер в Excel записывает, переводя на язык программирования VBA-код в автоматическом режиме. После завершения записи мы получаем готовую программу, которая сама выполняет те действия, которые выполнял пользователь при записи.
Как записать готовый макрос в Excel? Очень просто:
С помощью макропрограмм можно увеличить производительность труда пользователя в десятки раз. Но чтобы использовать запись пользовательских макросов на все 100% следует соблюдать простые правила, которые существенно влияют на их качество в момент записи и эффективность при выполнении.
Как работать с макросами в Excel
5 простых советов, которые помогут в создании макросов без программирования. Воспользуйтесь этими простыми советами, которые позволяют быстро и просто создавать качественные макропрограммы автоматически:
1 Правильные имена в макросах.
Присваивайте макросам короткие, но содержательные имена. Когда вы войдете вкус, со временем вам придется создавать много макросов. При выборе в диалоговом окне их легче найти с короткими и содержательными названиями. Система VBA предоставляет вам возможность указать описание к имени. Обязательно используйте ее.
Имя макроса обязательно должно начинаться с букв и не может содержать пробелы, символы или знаки препинания. После первого символа, вы можете использовать больше букв, цифр или нижнее подчеркивание, но максимальная длина имени составляет 80 символов.
2 Используйте относительные (не абсолютные) адреса ячеек
Абсолютный адрес ячейки – это точное местонахождение курсора, когда информация о его размещении записывается в макро-адреса с жесткой привязкой к конкретной ячейке в момент записи. Абсолютные адреса ограничивают возможности макроса, если будут добавляться / удаляться данные на листе Excel или список данных будет становиться больше. Относительные средства не привязывают курсор к конкретному адресу ячейки.
По умолчанию в Excel включен режим «Абсолют», но вы можете изменить его, включив кнопку «Относительные ссылки» расположенную ниже под кнопкой «Запись макроса» на панели инструментов вкладки «Разработчик»:
3 Всегда начинайте запись с курсором в A1
Абсолютный отсчет ячеек, всегда ведется с исходного положения (адрес ячейки А1) – до адреса курсора с вашими данными. Если вы сохранили ваш макрос в книге личных макросов (рекомендуется так и делать), то вы можете использовать свою программу на других листах с аналогичными данными. Независимо от того, где ваш курсор позиционируется, когда вы начинаете запись макроса! Даже если он уже находится в ячейке A1, ваш первый макрос лучше записывать после нажатия клавиш должны быть Ctrl + Home.
Пример: Представьте себе, что каждый месяц вы получаете десятки таблиц из всех филиалов. От вас требуется организовать данные и рассчитать показатели, чтобы произвести еще один ежемесячный отчет. Вы можете записать макрос для выполнения всех этих функций, в том числе открытие и соединение всех листов в одну комбинированную таблицу.
4 Всегда перемещаться с клавиш направления в момент записи макроса
Используйте кнопки со стрелками для управления курсором (Ctrl + Up, и т.п.). Позиционируйте курсор, так чтобы вы могли добавить, изменить или удалить данные внутри таблицы по мере необходимости.
Использование мыши для навигации является более сложным и не так надежным в момент записи. Когда дело доходит до макросов, использовать мышь лучше только для вызова меню.
5 Создавайте макросы для конкретных небольших задач
Держите ваши макросы для небольших специфичных задач. Чем больше программный код в макросе, тем медленнее он работает, особенно если это требуется для выполнения многих функций или рассчитать много формул в большой электронной таблице.
Если вы запустите каждый процесс отдельно, вы можете быстро просмотреть результаты для проверки точности их выполнения.
Если нельзя разбить длинный макрос на короткие приложения, а требуется проверить его функциональность пошагово («отладкой»). Нажмите клавишу F8 каждый раз, когда вы хотите перейти к следующему шагу выполнения задачи. Процесс выполнения программы останавливается, когда он видит ошибку. Вы можете исправить ошибку, которую легко найти с помощью «отладки» или записать по-новому.
Группировка данных
Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?
Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать на вкладке Данные (см. рис. 1).
Рисунок 1 – Кнопка группировки
Затем укажите тип группировки – по строкам (см. рис. 2).
Рисунок 2 – Выбор типа группировки
В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.
Рисунок 3 – Группировка строк «вниз»
Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.
Чтобы группировать строки «вверх» нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура (см. рис. 4).
Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры
В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными (см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК .
Рисунок 5 – Окно настроек структуры
Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на «верхний» тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели «глобальной» установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.
После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.
Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.
Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel
Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.
Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать вкладки Данные . Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру (см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!
Рисунок 7 – Снимаем группировку строк
Закрепление областей листа
Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.
Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид и в раскрывающемся меню Закрепить области выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец (см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом «заморозить» не удастся.
Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец
Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей (пункт заменяет собой строку Закрепить области , если на странице применена «заморозка»).
А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области , и… Excel «замораживает» только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.
Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области . Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4 . Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.
Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов
Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.
Поворот листа (замена строк на столбцы и наоборот)
Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить «поворот» листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.
Рисунок 10 – Исходная таблица
Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно «повернуть» (см. рис. 10).
- Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
- Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш
или любым другим способом. - Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание: вставлять поверх текущих данных нельзя!
- Вставляем данные комбинацией клавиш
и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать (см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить со вкладки Главная (см. рис. 12).
Рисунок 11 – Вставка с транспонированием
Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню
Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.
Рисунок 13 – Результат после поворота
Показ формул
Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.
Нажмите кнопку Показать формулы на вкладке Формулы (см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).
Рисунок 14 – Кнопка «Показать формулы»
Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта
Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки со вкладки Формулы (см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну ячейку.
Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками
Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки .
Перенос строк в ячейках
Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.
Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки
Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста на Главной вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).
Рисунок 18 – Кнопка «Перенос текста»
Рисунок 19 – Многострочное отображение текста
Поворот текста в ячейке
Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.
В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:
- Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
- Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.
Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре на Главной вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).
Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек
Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись
Рисунок 22 – Кнопка поворота текста
Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!
Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки
Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).
Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста
Форматирование ячеек по условию
Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии 2010 года были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.
Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной вкладке нажмите кнопку Условное форматирование и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.
Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования
Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.
Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).
Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым
Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.
Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств
Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек (см. рис. 28).
Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования
Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.
Использование фильтров
Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.
Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.
После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите пункт Фильтр (см. рис. 29).
Рисунок 29 – Создаём фильтры
Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара . Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит (см. рис. 30).
Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр
Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову
Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит , начинается с…, заканчивается на… ).
Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).
Рисунок 32 – Числовые фильтры
Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).
Отображение информационных кривых
Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.
Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010
Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые на вкладке Вставка (см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.
Рисунок 34 – Вставка инфокривой
Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье .
Заключение
В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.
После установки новой версии Excel, вы можете узнать, как можно продолжить работать с книгами, созданными в более ранней версии Excel, как можно сохранить эти книг доступ пользователям, не имеющим текущую версию установлено приложение Excel , и как разница в версиях скажется на работе.
Для обеспечения обратной совместимости с более ранними версиями Excel, таких как Excel 97 – 2003 воспользуйтесь одним из описанных ниже способов книг между различными версиями.
Работа в режиме совместимости . Книги, созданные в более ранних версиях Excel, можно открывать в режиме совместимости. При этом формат файла сохраняется, и с документом можно будет снова работать в предыдущей версии приложения. Режим совместимости недоступен для книг Excel 2007.
Проверка книги на совместимость . Если вам требуется передать книгу людям, использующим более ранние версии Excel, сохранив при этом текущий формат файла, вы можете проверить, совместимы ли данные с предыдущими версиями приложения. В зависимости от результатов в документ можно внести необходимые изменения, чтобы избежать потери сведений и обеспечить точность информации при открытии файла в старых версиях Excel.
В режиме совместимости
В Excel 2010 и более поздних версий при открытии книги, созданной в Excel 97 – 2003, он автоматически открывается в режиме совместимости и Режим совместимости отображается в квадратных скобках рядом с именем файла в заголовке окна Excel.
Формат файла при работе в режиме совместимости
В режиме совместимости любые новые и улучшенные функции Excel недоступны, которая предотвращает потери данных и точности при открытии книги в более ранней версии Excel. Кроме того вместо использования текущий формат файла (XLSX, .xlsb, .xlsm, .xltx, xltm;), книга хранится в формате файла Excel 97-2003 (.xls), формат файла, который поддерживается в более ранних версиях Excel.
Автоматическое включение режима совместимости
В отличие от других программ Office, например Word вам не удается вручную Включение режима совместимости в Excel и не имеют возможность включить все новые возможности при работе в книге, открытой в режиме совместимости.
Выход из режима совместимости
Откройте новую книгу Excel с помощью файловых конвертеров в более ранних версиях Excel
Определенные обновления и конвертеры доступны на Office.com, которые помогут вам откройте книгу Excel в более ранней версии Excel (Excel 97 – 2003). Если вы еще не установлен обновления и конвертеры, при попытке открыть книгу Excel, может быть предложено сделать это.
После установки обновления и конвертеры, так что можно редактировать и сохранять их без необходимости обновления версией Excel можно открыть книг. Новые возможности конкретных версий и форматирования могут не отображаться в более ранних версиях Excel, но они по-прежнему доступны при сохранении книги и повторного открытия в более новая версия. Дополнительные сведения о функциях и форматирования, которые не отображаются в статье .
Загрузка и использование файловых конвертеров
На компьютере с более ранней версии установлено приложение Excel скачайте пакет обеспечения совместимости Microsoft Office из веб-сайт Загрузки Microsoft Office и установите обновления и конвертеры, необходимые для открытия книг Excel.
Откройте книгу в более ранних версиях Excel (Excel 97 – 2003).
Новые возможности, не поддерживаемые в более ранних версиях Excel
Не все новые возможности поддерживаются в более ранних версиях Excel. При работе в режиме совместимости или нужно сохранить в формате Excel 97 – 2003 (.xls) aworkbook средство проверки совместимости поможет выявить проблемы, которые могут привести к существенной потере функциональности или несущественную потерю точности в более ранних версиях Excel. Чтобы избежать потери данных или функциональные возможности в более ранней версии Excel, можно затем внесите необходимые изменения в текущей книге.
Средство проверки совместимости запускается автоматически, при сохранении книги в формате Excel 97 – 2003. Тем не менее чтобы убедиться, что книги совместим с текущей версии Excel, необходимо выполнить проверку совместимости вручную при первом сохранении книги. Затем можно указать, что средство проверки совместимости выполняется автоматически при каждом сохранении книги. Подробнее о том, как запустить проверку совместимости: .
В средстве проверки совместимости отображаются обнаруженные проблемы, для многих из которых доступны кнопки Найти и Справка . После выявления проблем вы можете найти все их проявления и узнать способы их устранения. При автоматическом запуске в средстве также указывается версия Excel, в которой могут возникнуть проблемы с совместимостью.
Отсутствие поддержки некоторых функций работы с листами может привести к описанным ниже проблемам с совместимостью, а также вызвать значительную потерю функциональности или несущественную потерю точности данных.
|
Решение |
|
|
Эта книга содержит данные в ячейках вне диапазона строк и столбцов выбранного формата файла. Типы данных длиной более 65 536 строк в высоту по 256 столбцов (IV) и не будут сохранены. Формулы ссылки на данные в этой области будут возвращать #REF! Ошибка. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, размер листа 1 048 576 by16 высоту строк, на 384 столбцов, но Excel 97 – 2003 только 65 536 строк в высоту, ширину 256 столбцов. В Excel 97 – 2003 будут потеряны данные в ячейках вне диапазона этой строк и столбцов. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости щелкните элемент Поиск для обнаружения ячеек и диапазонов за допустимыми пределами, выделите их, а затем поместите в допустимый диапазон столбцов и строк или на другой лист с помощью команд Вырезать и Вставить .
|
|
Что это означает. Сценарий на листе ссылается на ячейку вне ограничение строк и столбцов в Excel 97 – 2003 (65 536 строк по 256 столбцов) и больше не доступен при возобновлении сохранение книги в формате более ранней версии Excel. Что необходимо сделать. В диспетчере сценариев найдите сценарий, содержащий ссылку, которая выходит за пределы диапазона строк и столбцов предыдущей версии Excel, а затем измените ее так, чтобы она входила в диапазон. На вкладке Данные в группе Работа с данными выберите пункты Анализ "что если" и Диспетчер сценариев . В поле Сценарии найдите сценарий, который вызывает проблему с совместимостью, и измените ссылку. |
|
|
Что это означает. Начиная с Excel 2007, вы можете создать настраиваемый календарь международных форматах, таких как иврит лунного календаря, японский лунный, Китайский лунный, Сака, Зодиакальный китайский, корейский Зодиакальный, Rokuyou лунный и Корейский лунный. Тем не менее в Excel 97 – 2003 не поддерживаются следующие форматы календаря. Что необходимо сделать. |
|
|
Книга содержит даты в формате календаря, не поддерживаемого выбранным форматом файла. Эти даты следует изменять как даты григорианского календаря. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, вы можете использовать календари, отличные от западного, например тайский (буддистский) или арабский (по хиджре). В Excel 97–2003 эти типы календарей могут быть заменены только на григорианский. Что необходимо сделать. Во избежание потери функциональности необходимо изменить формат календаря на соответствующий языку (или национальным настройкам), который поддерживается в Excel 97–2003. |
|
Число ячеек с данными в книге превышает поддерживаемое в более ранних версиях Excel. Открытие этой книги в более ранних версиях Excel будет невозможно. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, общее количество доступных ячейку блоков (кластер) ограничено объемом доступной оперативной памяти. В Excel 97 – 2003 общее количество доступных кластер ограничен 64000 кластер в экземпляр приложения Excel. Блок ячеек включает 16 строк листа. Если все строки листа содержат данные, в этом листе будет 4096 блоков ячеек, и в одном экземпляре Excel можно будет иметь только 16 таких листов (независимо от количества открытых книг в Excel). Что необходимо сделать. Чтобы убедиться, что книга не превышает лимит 64000 Распределения и его можно открыть в Excel 97 – 2003, должен работать в режиме совместимости после сохранения книги в формате Excel 97 – 2003. В режиме совместимости Excel сохраняет сведения о кластер активной книги. |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат инфокривые. Инфокривые не будут сохранены. |
Что это означает. В Excel 97–2007 спарклайны, демонстрирующие тенденции в рядах значений, не отображаются на листе. Однако все инфокривые остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010 или более поздней версии. Что необходимо сделать. Найти , чтобы найти ячейки с инфокривыми, и внесите необходимые изменения. Например, можно применить условное форматирование вместо инфокривых или в дополнение к инфокривым, которые не будут отображаться в предыдущих версиях Excel. |
|
Решение |
|
|
В более ранних версиях Excel отсутствует поддержка форматирования цветом для текста в колонтитулах. Текст в колонтитулах будет отображаться как обычный текст. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, можно применить форматирование к тексту, верхний и нижний колонтитулы цвет. Не удается использовать цвет форматирования в верхние и нижние колонтитулы в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В окне проверки совместимости щелкните Исправить , если требуется удалить форматирование цветом.
|
|
Книга содержит листы, на которых определены колонтитулы для первой или четных страниц, которые не будут показаны в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, у вас есть возможность отобразить различные верхний и нижний колонтитул на четных страниц или на первой странице. В Excel 97 – 2003, не удается отобразить четная страница или первый верхних и нижних колонтитулов, но они остаются доступными для отображения при открытии книги в Excel 2007 и более поздних версий еще раз. Что необходимо сделать. При частом сохранении книг в формате файла Excel 97–2003 в них лучше не задавать колонтитулы для четных страниц или первой страницы. |
|
Некоторые ячейки или стили содержат форматирование, которое не поддерживается выбранным форматом файла. Эти форматы будут преобразованы в наиболее близкий формат из имеющихся. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, доступны различные параметры форматирования и стилей ячеек, такие как особые эффекты и тени. В Excel 97–2003 эти параметры недоступны. Что необходимо сделать. При сохранении книги приложение Excel применяет наиболее близкий из доступных форматов, причем в результате он может совпасть с форматом какого-либо другого объекта. Чтобы избежать повтора форматов, перед сохранением книги в формате файла Excel 97–2003 можно изменить или удалить неподдерживаемые форматы и стили ячеек. |
|
Число уникальных форматов ячеек в этой книге превышает разрешенное выбранным форматом файла. Некоторые форматы ячеек не будут сохранены. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, вы можете использовать 64 000 уникальных форматов ячеек, а в Excel 97–2003 - не более 4000. К уникальным форматам ячеек относятся любые сочетания параметров форматирования, примененные в книге. Что необходимо сделать. Чтобы избежать потери определенных форматов ячеек в Excel 97–2003, можно удалить некоторые наименее важные из них. |
|
Число уникальных форматов шрифтов в этой книге превышает разрешенное выбранным форматом файла. Некоторые форматы шрифтов не будут сохранены. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, доступно 1024 глобальных типа шрифтов, из которых в одной книге можно использовать до 512. Excel 97–2003 поддерживает меньшее количество уникальных форматов шрифтов. Что необходимо сделать. Чтобы избежать потери определенных форматов шрифтов в Excel 97–2003, можно удалить некоторые наименее важные из них. |
Дополнительные сведения о решении этих проблем с совместимостью см. в перечисленных ниже статьях.
Неподдерживаемые функции работы таблицами Excel
Неподдерживаемые функции условного форматирования
Отсутствие поддержки для некоторых функций условного форматирования может привести к описанным ниже проблемам с совместимостью, а также вызвать значительную потерю функциональности.
|
Значительная потеря функциональности |
Решение |
|
Число условных форматов в некоторых ячейках превышает поддерживаемое выбранным форматом файла. В более ранних версиях Excel будут отображаться только первые три условия. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, условное форматирование может включать до 64 условий, но в Excel 97 – 2003 будут видны только три первых условия. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки, к которым применено условное форматирование с использованием более трех условий, и уменьшите число условий до трех. |
|
Некоторые ячейки относятся сразу к нескольким диапазонам условного форматирования. В более ранних версиях Excel к таким ячейкам будут применены не все правила условного форматирования. Для таких ячеек будет использоваться разное условное форматирование. |
Что это означает. В Excel 97–2003 перекрытие диапазонов условного форматирования не поддерживается, и условное форматирование не отображается должным образом. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2007 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с перекрывающимися диапазонами условного форматирования, и устраните перекрытие диапазонов. |
|
Некоторые ячейки книги содержат условное форматирование, которое не поддерживается более ранними версиями Excel, например гистограммы, цветовые шкалы или наборы значков. |
Что это означает. В Excel 97–2003 для определения формата ячейки не используются такие типы условного форматирования, как гистограммы, цветовые шкалы, наборы значков, первые или последние значения, значения выше или ниже среднего, уникальные или повторяющиеся значения и сравнения столбцов таблицы. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2007 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с типами условного форматирования, которые появились в Excel 2007 и более поздних версий и внесите необходимые изменения, чтобы использовать только типы форматирования, поддерживаемые в более ранних версиях Excel. |
|
Некоторые ячейки содержат условное форматирование со снятым параметром Остановить, если истина. Более ранним версиям Excel этот параметр не известен, поэтому выполнение будет остановлено после первого истинного условия. |
Что это означает. В Excel 97–2003 условное форматирование без остановки при выполнении условия не является параметром. Условное форматирование больше не применяется после первого истинного условия. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2007 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки, содержащие условное форматирование со снятым параметром Остановить, если истина , и нажмите кнопку Исправить для устранения проблемы с совместимостью. |
|
Одна или несколько ячеек в этой книге содержат условное форматирование для несвязанного диапазона (например, первые/последние N, первые/последние N%, выше/ниже среднего или выше/ниже стандартного отклонения). Такое условное форматирование не поддерживается более ранними версиями Excel. |
Что это означает. В Excel 97–2003 в несмежных ячейках условное форматирование не отображается. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2007 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с условным форматированием несвязанных диапазонов, и внесите необходимые изменения, чтобы использовались правила условного форматирования, доступные в предыдущих версиях Excel. |
|
Некоторые сводные таблицы в этой книге содержат условное форматирование, которое может действовать неправильно в более ранних версиях Excel. Правила условного форматирования могут давать другие результаты при использовании сводных таблиц в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. Результаты условного форматирования, отображаемые в отчетах сводных таблиц Excel 97 – 2003 будут отличаться от отчетов сводных таблиц, созданные в Excel 2007 и более поздних версий. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2007 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти поля отчета сводных таблиц, содержащие правила условного форматирования, и примените правила условного форматирования, доступные в предыдущих версиях Excel. |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат условное форматирование, использующее ссылки на значения, находящиеся на других листах. Такие условные форматы не будут поддерживаться в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. В Excel 97 – 2007 условное форматирование со ссылками на значения на других листах не отображается. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с условным форматированием, которые ссылаются на значения на других листах, и примените условное форматирование без ссылок на значения на других листах. |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат условное форматирование, использующее формат "Текст, который содержит", включающий адрес ячейки или формулу. Такие условные форматы не будут поддерживаться в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. В Excel 97 – 2007, использовать формулы для текста, который содержит правила условного форматирования не отображается на листе. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2007. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с условным форматированием, в котором используются формулы для текста с правилами, и примените условное форматирование, которое поддерживается в предыдущих версиях Excel. |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат правило, которое не будет поддерживаться в более ранних версиях Excel, так как в его диапазоне есть ошибка в формуле. |
Что это означает. В Excel 97 – 2007 условное форматирование, используйте правила на основе диапазона могут отображаться неправильно на листе при правила на основе диапазона содержат ошибки в формулах. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки, содержащие правила на основе диапазонов с ошибками в формулах, и устраните ошибки. |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат размещение набора значков условного форматирования, которое не поддерживается в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. В Excel 97 – 2003, условное форматирование, отображающий определенный значок размещение набора не поддерживается и размещение набора значков не отображаются на листе. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excle 2007 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с условным форматированием, которое отображает набор значков, и сделайте так, чтобы условное форматирование не отображало набор значков. |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат правило гистограммы, в котором используется параметр "Отрицательное значение". Такие гистограммы не поддерживаются в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. В Excel 97 – 2007 условное форматирование, содержащее правило гистограммы, в которой используется отрицательное значение не отображается на листе. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2007. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с условным форматированием, содержащим отрицательные гистограммы из-за того, что в диалоговом окне Создание правила форматирования для формата отрицательного значения установлено значение Автоматически или в диалоговом окне Настройка отрицательных значений и оси для параметра Параметры оси выбрано значение Автоматически или Середина ячейки , а затем внесите нужные изменения. |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат условное форматирование, использующее ссылки на более чем 8192 несмежных диапазона ячеек. Такие условные форматы не будут сохранены. |
Что это означает. В Excel 97 – 2007 условное форматирование со ссылками на более чем 8192 несмежных диапазона ячеек не отображается на листе. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010 и более поздних версий, если они были изменены в Excel 97 – 2007. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки с условным форматированием, ссылающимся на более чем 8192 несмежных диапазона ячеек, и измените число несмежных диапазонов ячеек, на которые ссылается условное форматирование. |
|
Несущественная потеря точности |
Решение |
|
Одна или несколько ячеек книги содержат правило гистограммы, в котором используются заливка, границы или направление гистограммы. Такие гистограммы не поддерживаются в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. В Excel 97 – 2007 условное форматирование, которое содержит правило гистограммы, который используется сплошная заливка цветом или границы или слева направо и справа налево в строке параметры направления для гистограмм не отображается на листе. Однако все правила условного форматирования остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010 или более поздней версии, если они были изменены в Excel 97 – 2007. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти ячейки, содержащие правило гистограммы условного форматирования, в котором используются сплошная цветная заливка или граница или параметры направления столбцов гистограммы слева направо и справа налево, и внесите необходимые изменения. |
Дополнительные сведения о решении этих проблем с совместимостью см. в следующей статье:
Отсутствие поддержки для некоторых функций работы с диаграммами может привести к описанным ниже проблемам с совместимостью, а также вызвать значительную потерю функциональности.
|
Значительная потеря функциональности |
Решение |
|
Диаграмма содержит заголовок или подпись данных длиной более 255 знаков. Знаки после 255-го не сохраняются. |
Что это означает Максимальная длина заголовка диаграммы или подписи оси, а также меток данных в Excel 97–2003 составляет 255 символов. Данные, выходящие за предел этого ограничения, утрачиваются. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти заголовки или подписи данных, длина которых превышает 255 знаков. Выделите эти заголовки или подписи данных и измените их так, чтобы они содержали 255 знаков или меньше. |
|
Некоторые элементы форматирования на диаграммах в этой книге не поддерживаются более ранними версиями Excel и не будут показаны. |
Что это означает. Пользовательские варианты заливки фигур, контуров фигур и эффектов для фигур (например, эффекты свечения и рельефа или градиентное форматирование) не поддерживаются в Excel 97–2003 и не будут отображаться. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти неподдерживаемые элементы пользовательского форматирования, и измените это форматирование на то, которое поддерживается в более ранних версиях Excel. |
|
Более ранние версии Excel поддерживают только цвета линий из цветовой палитры. При открытии этой книги в более ранней версии Excel все цвета линий будут заменены ближайшими цветами из цветовой палитры, поэтому некоторые ряды данных могут быть показаны одним цветом. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, предусмотрена поддержка до 16 миллионов цветов, но Excel 97 – 2003 ограничивает цвета для тех, которые доступны на стандартную палитру. Цвета, не поддерживаемые будет изменено на ближайший цвет на стандартную палитру, которое может быть цвет, который уже используется. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти неподдерживаемые цвета, и измените форматирование неподдерживаемых цветов, используя стандартную палитру. |
|
Книга содержит диаграммы с большим количеством точек данных, чем может быть отображено в более ранних версиях Excel. При открытии книги в более ранней версии Excel будут показаны только первые 32000 точек данных для ряда плоской диаграммы и первые 4000 точек данных для ряда объемной диаграммы. |
Что это означает. Начиная с Excel 2010, можно использовать более чем 32 000 точек данных в одном ряду в плоских диаграмм и более 4000 точек данных в одном ряду в объемной диаграммы. Превышено ограничение на количество точек данных в одном ряду в Excel 97 – 2007. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти диаграммы с числом точек данных на ряд, превышающим ограничение, и уменьшите число точек. |
Неподдерживаемые функции работы с графикой, объектами и элементами ActiveX
Отсутствие поддержки для некоторых функций работы с графикой, объектами и элементами ActiveX может привести к описанным ниже проблемам с совместимостью, а также вызвать значительную потерю функциональности.
|
Значительная потеря функциональности |
Решение |
|
Примененные к этому объекту эффекты будут удалены. Текст, находящийся в границах рисунка, будет выглядеть обрезанным. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, можно использовать специальные эффекты, например прозрачный теней, которые не поддерживаются в Excel 97 – 2003. Специальные эффекты будут удалены. Кроме того начиная с Excel 2007 при вставке текста в фигуре, превышающее фигуру, текст отображается за пределами границ фигуры. В Excel 97 – 2003 производится усечение этот текст. Чтобы избежать усеченные текстовые, можно настроить размер фигуры лучше расположить. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти объекты с примененными эффектами оформления и удалить эти эффекты при необходимости. |
|
Объект станет нередактируемым. |
Что это означает. Внедренные объекты, созданные в Excel 2007 и более поздних версиях невозможно редактировать в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти объекты, содержащие текст, который нельзя будет изменить, и внесите необходимые изменения. |
|
Неинициализированные элементы управления ActiveX невозможно сохранить в файле указанного формата. В случае продолжения эти элементы управления будут потеряны. |
Что это означает. Если книга содержит элементы управления ActiveX, инициализация которых считается небезопасной, при сохранении книги в файле формата более ранней версии Excel они будут потеряны. Может потребоваться пометить эти элементы управления как безопасные для инициализации. Что необходимо сделать. При открытии книги с неинициализированными элементами управления ActiveX, для которой задан высокий уровень безопасности, перед инициализацией необходимо сначала включить эти элементы управления с помощью панели сообщений. |
|
Один или несколько объектов книги, например фигуры, объекты WordArt или текстовые поля, допускают обтекание текстом границ объекта. Более ранним версиям Excel эта возможность неизвестна, поэтому текст, обтекающий границы, будет скрыт. |
Что это означает. Начиная с Excel 2010, можно отобразить надписи на объекты, например фигуры и отображаемый текст за пределами этих объектов. В Excel 97 – 2007 текст, который выходит за пределы границы объекта не будет отображаться. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти , чтобы найти текстовые поля с текстом, выходящим за границы фигуры. Внесите необходимые изменения, чтобы текст остался в пределах объекта, а затем выключите функцию обтекания текстом (щелкните правой кнопкой мыши фигуру, выберите меню Формат фигуры , а затем в категории Надпись снимите флажок разрешить переполнение фигуры текстом ). |
|
Несущественная потеря точности |
Решение |
|
Книга содержит текстовые поля с форматированием текста, недоступным в более ранних версиях Excel. Поэтому в более ранних версиях Excel текст в таких полях будет отображаться иначе. |
Что это означает. Начиная с Excel 2007, можно использовать текстовое поле объектов, таких как фигуры, которые отображает более одной колонки текста. В Excel 97 – 2003, текст будет отображаться, но в другом формате. Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите Найти , чтобы найти текстовые поля, содержащие более одного столбца, и внесите необходимые изменения, чтобы текст отображался только в одном столбце (щелкните правой кнопкой мыши фигуру, выберите меню Формат фигуры , а затем в категории Надпись нажмите кнопку Колонки ). |
Неподдерживаемые функции настройки
Отсутствие поддержки для некоторых функций настройки может вызвать описанные ниже проблемы с совместимостью, а также привести к несущественной потере точности данных.
|
Несущественная потеря точности |
Решение |
|
Книга содержит настраиваемую панель быстрого доступа и (или) специальные блоки интерфейса пользователя, не поддерживаемые более ранними версиями Excel. Эти настройки будут недоступны в более ранних версиях Excel. |
Что это означает. Поскольку интерфейс ленты, которая была представлена в Office 2007 существенно отличается от меню и панелей инструментов Excel 97 – 2003, все настройки панели быстрого доступа, выполненные в Excel 2007 и более поздних 060392 недоступны в Excel 97 – 2003. Что необходимо сделать. В Excel 97–2003 можно добавить аналогичные пользовательские команды на панели инструментов и в меню. |
Рецензирование неподдерживаемые функции
Такие неподдерживаемые возможности может привести к проблемам с совместимостью, а также привести к небольшой потере точности данных.
|
Несущественная потеря точности |
Решение |
|
Эта книга будет доступна только для чтения, и возможности общей книги не будут доступны, если она будет открыта в более ранней версии Excel с помощью конвертера файлов. Чтобы пользователи могли использовать эту книгу для совместной работы в более ранних версиях Excel, необходимо сохранить ее в формате более ранней версии. |
Что это означает. Если вы включите параметр Разрешить изменять файл нескольким пользователям... (вкладка "Рецензирование" > кнопка доступ к книге), выберите пользователей, которым с Excel 97 – 2003 не смогут использовать файл, если он находится в новый файл форматирование (например, .xlsx). Что необходимо сделать. Сохраните книгу в формате Excel 97 – 2003 и затем работать с этой книгой в режиме совместимости. |
Преобразование книги в формате XLS
При открытии книги, созданной в Excel 97 – 2003 и больше не планируется для любого пользователя для работы с этой книгой в более раннюю версию, можно преобразовать книгу в текущий формат файлов на основе XML (XLSX, .xlsb, .xlsm, .xltx, xltm;). При преобразовании в текущий формат файла, будет иметь доступ для всех новых и улучшенных функций, которые предлагают более поздних версий Excel и размер файла обычно будет меньше.
Вы можете:
Функции Excel 97 – 2003, которые не поддерживаются в более поздних версий
При открытии книги в Excel 2007 или более поздней версии, который был создан в Excel 97 – 2003, некоторые функции в более ранних версиях Excel не поддерживаются в книге. Неподдерживаемые функции либо были заменены новыми функциями и возможностями, или они будут удалены из-за редко использовались.
Совет. Если функции недоступны на ленте, но по-прежнему доступны в Excel, можно по-прежнему использовать эти функции, добавив их в панель быстрого доступа или ленту.
Перечисленные ниже функции Excel 97–2003 действуют по-другому, стали недоступны или удалены с ленты.
Неподдерживаемые функции работы с листами
|
В Excel 97–2003 |
|
|
Чтобы быстро отформатировать диапазон данных с помощью одного из доступных автоформатов, можно использовать функцию "Автоформат". |
Доступны библиотеки стилей для таблиц, ячеек и сводных таблиц, содержащие содержат ряд профессиональных форматов, которые можно быстро применить. Вы можете выбрать один из множества готовых стилей или при необходимости создать свой вариант. Функция "Автоформат" была заменена стилями, поскольку это простейший способ применить форматирование к диапазону ячеек. Вы можете продолжить пользоваться командой "Автоформат", однако сначала потребуется добавить ее на панель быстрого доступа. |
Неподдерживаемые функции работы с таблицами
|
В Excel 97–2003 |
В Excel 2007 и более поздних версий |
|
Вы можете создать список Excel, чтобы упростить управление и анализ групп связанных данных на листе. |
Как и в других программах Microsoft Office (например, в Word и PowerPoint), списки Excel теперь называются таблицами Excel. |
|
Для быстрого добавления новой строки данных в конец списка можно воспользоваться строкой вставки (специальная строка в списках Excel). |
Вставка строки больше не доступен. Добавление новых строк в таблицу, нажмите клавишу TAB, или введите, вставить данные, которые вы хотите включить под таблицей. Можно также вставить строки, чтобы включить дополнительные строки данных. |
|
Можно задавать имена списков. |
Когда вы создаете таблицу, для этого же диапазона одновременно создается определенное имя. Это имя можно использовать для ссылки на таблицу в формулах, в которых задействованы структурированные ссылки (новая возможность). Имена, которые используются для списков в более ранних версиях Excel может не отвечает требованиям для имен диапазон в Excel 2007 и более поздней версии и, следовательно, нельзя использовать для ссылки на таблицу в формулах, использующих новая функция ссылающихся структурированных. Чтобы использовать имена таблиц в структурированные ссылки, необходимо изменить определенные имена. |
|
Двунаправленная синхронизация таблиц Excel со списками SharePoint больше не поддерживается. При экспорте табличных данных в список SharePoint можно подключиться к нему только однонаправленно. Изменения, внесенные с данными из списка SharePoint с Одностороннее подключение к данным в список SharePoint, можно включать в Excel 2007 и более поздних версий. При обновлении данных таблицы в Excel 2007 и более поздних версий последних данных с сайта SharePoint перезапишет данные таблицы на листе, включая все изменения, внесенные в таблицу данных. В Excel 2007 и более поздних версий, вы больше не обновить списка SharePoint, чтобы включить изменения, внесенные в таблице данных в Excel, после экспортированные данные. |
Неподдерживаемые функции работы с формулами
|
В Excel 97–2003 |
В Excel 2007 и более поздних версий |
|
Всю строку или весь столбец ссылки автоматически учитывающие ячейки в увеличить размер сетки Excel 2007 и более поздних версий. Это означает, что ссылка =: a , который ссылается на ячейки a1: A65536 в более ранних версиях Excel ссылается на A1:A1048576 ячеек в Excel 2007 и более поздних формат файла. Преобразование книги в более ранней версии Excel в Excel 2007 и более поздних формат файла может вызвать проблемы, если в этой книге используются всю строку или ссылку на столбец, а в ячейки, которые находятся bey были введены данные, которые не должны быть включены в ссылки на ond число строк и столбцов в предыдущих версиях Excel. Кроме того, если использовались определенные функции подсчета числа ячеек, строк или столбцов в ссылке (такие как СЧИТАТЬПУСТОТЫ , ЧСТРОК и СТОЛБЕЦ ) и они ссылались на строку или столбец целиком, возвращаемые ими результаты могут отличаться от ожидаемых. |
|
|
В Excel 97–2003 в формулах можно определить и использовать некоторые имена, состоящие из букв и чисел (например, USA1 , FOO100 и MGR4 ), так как они не конфликтуют со ссылками на ячейки. |
С помощью нового предела 16 384 столбца столбец XFD расширение столбцов в Excel 2007 и более поздних версий. Это означает, что некоторые имена (например, USA1 , FOO100 и MGR4 ), можно определить в более ранних версиях Excel будет конфликтуют допустимым ссылками на ячейки в Excel 2007 и более поздних версий. Кроме того Excel 2007 и более поздних Резервы имена, начинающиеся с XL для внутреннего пользования. Если при преобразовании книги из более ранней версии Excel в Excel 2007 и более поздней версии файла формата обнаружены несовместимые имена, будут получать оповещения о конфликта. Недопустимые имена отличия от ссылок на ячейки, подчеркивания (_) автоматически добавляется префикс несовместимые имена. Excel 2007 и более поздних версий также не изменяются определенных имен, на которые ссылается через Microsoft Visual Basic для приложений (VBA). Код VBA, который ссылается на несовместимые имена не будут работать и должны быть обновлены. |
Неподдерживаемые функции работы с диаграммами
|
В Excel 97–2003 |
В Excel 2007 и более поздних версий |
|
Создание диаграммы. |
Чтобы создать диаграмму, необходимо выбрать нужный тип на ленте (вкладка Вставка , группа Диаграммы ). После создания диаграммы ее можно менять и форматировать с помощью средств, доступных на вкладке Работа с диаграммами . |
|
Можно одновременно изменить размер нескольких диаграмм. |
Размер каждой диаграммы меняется отдельно. |
|
Если выделен существующий лист диаграммы, содержащий данные, можно нажать клавишу F11, чтобы создать лист диаграммы с такими же данными. |
С помощью клавиши F11 больше нельзя создавать копии листов диаграммы. Если выделить лист диаграммы и нажать клавишу F11, будет создан пустой лист. |
|
Угол поворота объемной диаграммы можно менять с помощью мыши. |
Угол поворота объемной диаграммы нельзя менять с помощью мыши. Величину поворота объемной диаграммы можно изменить только с помощью параметров категории Поворот объемной фигуры в диалоговом окне Формат области диаграммы . |
|
Для элементов диаграммы можно использовать узорную заливку. |
Вместо узорной заливки элементов диаграммы можно использовать изображения и текстуры. Диаграммы с узорной заливкой, созданные в более ранней версии Excel отображаются, же при открытии в Excel 2007 и более поздних версий, но нельзя использовать узорную заливку для других элементов. |
|
Для автоматического изменения размера диаграмм вместе с размерами окна можно использовать команду По размеру окна . |
Вместо команды По размеру окна доступна команда Масштабировать выделенный фрагмент . |
|
Надпись создается автоматически, если щелкнуть любое место диаграммы и начать вводить текст. |
Создать надпись, щелкнув в любом месте диаграммы и начав вводить текст, нельзя. Для добавления надписи на диаграмму предназначена команда Добавить надпись . |
|
Скопированная диаграмма по умолчанию вставляется в документ Word или презентацию PowerPoint как рисунок. |
По умолчанию скопированная диаграмма будет вставлено в Word 2007 или более поздней версии документа PowrPoint или более поздней версии презентации как объект, связанный с диаграммой Excel. Способ вставки скопированной диаграммы (как рисунка или целой книги) можно изменить в меню Параметры вставки . |
|
В качестве данных для новой диаграммы можно использовать таблицу Word. |
Таблицы в Word 2007 или более поздней версии не может использоваться в качестве данных для новой диаграммы. При создании диаграммы в Word 2007 или более поздней версии, вы получаете листа с образцом данных, вместо того чтобы данные в выбранную таблицу Word. Для отображения данных в таблице Word в новую диаграмму, необходимо скопировать нужные данные на листе, замена существующего образца данных. |
|
Размер диаграммы при выводе на печать и параметры масштабирования можно настроить в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Диаграмма . Вкладка Диаграмма появляется только при выделении диаграммы (меню Файл , команда Параметры страницы ). |
Размера диаграммы при выводе на печать и параметров масштабирования больше нет в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Диаграмма . Вкладка Диаграмма появляется только при выделении диаграммы (вкладка Разметка страницы , группа Параметры страницы , кнопка вызова диалогового окна ). |
|
Данные можно визуализировать, выделив их на листе и перетащив на диаграмму. |
Данные больше нельзя перетаскивать с листа на диаграмму. Для добавления значений на диаграмму предусмотрены другие способы. |
|
Можно перетащить точек данных на диаграмме и изменить их исходные значения на листе. |
Перетаскивание точек данных для изменения их исходных значений на листе больше не поддерживается. |
|
Фигуры отображаются в формате, отличном от формат фигуры, которая используется в Excel 97 – 2003. |
Фигуры, которые отображаются в более ранних версиях Excel не могут быть сгруппированы с фигурами, которые отображаются в Excel 2007 и более поздних версий, даже если фигуры будут обновлены до последней версии. Не удается выбрать фигуры, созданные в разных версиях Excel одновременно. Фигуры, созданные в разных версиях Excel размещенного на текущие фигуры. Как и фигуры диаграммы, созданные в Excel 2007 и более поздних версий не могут располагаться поверх листов, созданные в более ранних версиях Excel, и вы не можете просматривать диаграммы, расположенные под этими листами диалогового окна. Чтобы выделить существующие диаграммы, воспользуйтесь полем выбора элементов диаграммы (Работа с диаграммами , вкладка Формат , группа Текущий фрагмент ). Чтобы выделить скрытые диаграммы или фигуры, созданные в предыдущей версии Excel, необходимо сначала добавить на панель быстрого доступа или в настраиваемую группу ленты команду Выделить несколько объектов . |
Дополнительные сведения о замене или обходе неподдерживаемых возможностей см. в следующей статье:
Неподдерживаемые функции работы со сводными таблицами
|
В Excel 97–2003 |
В Excel 2007 и более поздних версий |
|
Можно задать имена отчетов сводных таблиц. |
Имена, используемые для отчетов сводных таблиц в более ранних версиях Excel может не отвечает требованиям для имен диапазон в Excel 2007 и более поздней версии и, следовательно, нельзя использовать для ссылки на таблицу в формулах, использующих новая функция ссылающихся структурированных. Чтобы использовать имена отчетов сводных таблиц в структурированные ссылки, необходимо изменить определенные имена. |
|
Вычисляемые элементы, определенные в кубах OLAP, по умолчанию отображаются в отчетах сводных таблиц. |
Вместо вычисляемых элементов, определенных в кубах OLAP, в отчетах сводных таблиц по умолчанию отображаются вычисляемые меры (вычисляемые элементы измерения "Меры"). Вычисляемые элементы можно отобразить, открыв в диалоговом окне Параметры сводной таблицы вкладку Вывод и выбрав пункт Показывать вычисленные компоненты с сервера OLAP (Работа со сводными таблицами , вкладка Параметры , группа Сводная таблица , Параметры ). |
|
Для поддержки отчетов сводных таблиц OLAP используются версии служб Microsoft SQL Server Analysis Services, предшествующие Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. |
Новые возможности фильтрации в отчетах сводных таблиц OLAP требуют поддержки подзапросов выборки на OLAP-сервере. Службы аналитики SQL Server 2005 Analysis Services и SQL Server 2008 Analysis Services поддерживают подзапросы выборки, поэтому в этих версиях доступны все возможности фильтрации. При преобразовании книги из более ранней версии Excel для Excel 2007 и более поздние версии формата файлов, только возможности фильтрации, доступные в отчетах сводных таблиц Excel 2003 будут доступны в Excel 2007 и более поздних сводной таблицы отчетов, потому что чем раньше версиях служб SQL Server Analysis Services не поддерживаются Подзапросы выборки. |
|
Для создания файлов кубов OLAP из реляционных источников данных можно использовать мастер куба OLAP. Эта возможность позволяет реализовать в реляционных данных иерархическую структуру, чтобы их можно было просматривать в отчетах сводных таблиц и сохранять в отдельных файлах. |
Мастер куба OLAP более не доступен. Для создания отчетов сводных таблиц на основе реляционных данных можно подключиться к реляционным данным напрямую или импортировать их в книгу Excel. |
|
Для создания отчетов сводных таблиц можно использовать мастер сводных таблиц, а для создания сводных диаграмм - мастер сводных диаграмм. |
Мастер сводных таблиц и мастер сводных диаграмм недоступны на ленте Microsoft Office Fluent. Вместо них можно использовать команды Сводная таблица и Сводная диаграмма , чтобы одним действием создать отчет сводной таблицы или отчет сводной диаграммы (вкладка Вставка , группа Таблицы , кнопка Сводная таблица ). Однако мастеры сводных таблиц и диаграмм можно использовать, добавив их на панель быстрого доступа или в настраиваемую группу на ленте. Некоторые из старых возможностей, такие как использование определяемых на сервере полей страниц, функций оптимизации памяти и явного создания отчетов сводных таблиц на основе других отчетов, а также нескольких диапазонов консолидации, доступны только в мастерах. |
|
Пользовательские подписи и форматирование элементов теряются при свертывании полей. |
В отчетах сводных таблиц сохраняются параметры элементов (например, пользовательские подписи и форматирование элементов), даже если эти элементы временно не отображаются в отчете сводной таблицы. При преобразовании книги из более ранней версии Excel в Excel 2007 и более поздние версии формата файлов, пользовательские подписи и форматирование элементов применяются при свертывании полей. Пользовательские подписи всегда доступны в книге, даже когда поля будут удалены из отчетов сводных таблиц, а затем добавить еще раз через некоторое время. |
Дополнительные сведения о замене или обходе неподдерживаемых возможностей см. в перечисленных ниже статьях.
Неподдерживаемые форматы файлов
Поддержка следующих форматов файлов удален из Office 2007 и более поздних версий. Вы не сможете открывать или сохранять книги в этих форматах файлов.
|
Форматы файлов, которые не поддерживаются в Excel 2007 и более поздних версий |
|
WJ1 (1-2-3, японский) (WJ1) |
|
WJ3 (1-2-3, японский) (WJ3) |
|
WKS (Works, японский) (WKS) |
|
WJ2 (1-2-3, японский) (WJ2) |
|
WJ3, FJ3 (1-2-3, японский) (WJ3) |
|
DBF 2 (dBASE II) |
|
WQ1 (Quattro Pro/DOS) |
|
Диаграммы Microsoft Excel (XLC) |
Для перечисленных ниже форматов параметры поддержки были изменены.
|
Формат файла |
В Excel 2007 и более поздних версий |
|
Веб-страница (HTM, HTML) |
|
|
Веб-страница в одном файле (MHT, MHTML) |
Office 2007 и более поздних версий больше не информация о функциях служит для хранения конкретного Excel в этом формате файла. Можно открыть файл в этом формате, сохраняя все функции, относящиеся к Excel, созданных в более ранних версиях Excel. Тем не менее можно сохранить такой файл (или любой другой книге) в этом формате файла для публикации характер. |
Проверка книги Excel на совместимость с более ранними версиями Excel
Чтобы убедиться в том, что Excel 2007 или более поздней версии книги нет проблем совместимости, которые приводят к существенной потере функциональности или несущественную потерю точности в более ранней версии Excel, можно запустить проверку совместимости. Средство проверки совместимости возвращает потенциальных проблем совместимости, поможет вам создать отчет, чтобы можно было устранить.
Важные При работе с книгой в режиме совместимости, где находится книгу в формате файла Excel 97 – 2003 (.xls) вместо новых Excel 2007 и более поздние версии формата файлов на основе XML (XLSX) или двоичных файлов (формат), средство проверки совместимости выполняется автоматически при сохранении книга.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте
