Описание:

Выполнив задания этой темы, вы научитесь:

Выполнять операции по автозаполнению отдельных ячеек и диапазонов

Возможно, вы уже обратили внимание, что Excel 2003 автоматически вводит информацию при выделении ячеек, в первой из которых уже что-то введено. Эта функция называется автозаполнением, а работает она следующим образом: при указании ячейки, находящейся непосредственно под столбиком из одной или более заполненных ячеек, Excel 2003 пытается угадать, что нужно ввести, основывая свои домыслы на уже введенных значениях. Например, если уже введено слово Трюфеля, и вы снова нажимаете букву Т, Excel 2003, естественно, предполагает, что снова требуется напечатать Трюфеля, и делает это за вас. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши непосредственно под столбиком ячеек и из появившегося контекстного меню выбрать команду Выбрать из раскрывающегося списка , после чего выбрать нужное значение из списка. Чтобы отключить функцию автозаполнения, выберите команду Сервис - Параметры . В появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Правка и снимите флажок Автозаполнение значений ячеек .

Задание: Ознакомиться с приемами автозаполнения ячеек.

Внимание! Перед выполнением задания убедитесь, что в меню Сервис – Параметры – Списки присутствуют списки автозаполнения по названиям месяцев и дней недели на русском языке.

1. Сделайте активным Лист 3.
2. В ячейку Е9 введите слово «Среда». Выделите ячейку. Укажите мышью на маркер автозаполнения. Нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, переместите мышь на 5 строк вниз.
3. Снова выделите ячейку Е9 и протащите ее за маркер на 5 столбцов вправо.
4. Проанализируйте результаты и очистите лист 1-й способ: Выделите всю таблицу целиком, щелкнув по пустой кнопке, и Правка – Очистить. 2-й способ: Выделите всю таблицу целиком и нажмите клавише Delete (Del).
5. В ячейку Е9 введите число 1.
6. В ячейку Е10 введите число 2.
7. В ячейку F9 введите число 3.
8. Выделите блок (диапазон) ячеек: E9:E10 и протащите его за маркер вначале вниз.
9. Снова выделите блок E9:E10 и протащите его за маркер вверх.
10. Выделите блок ячеек E9:F9 и протащите его за маркер вправо.
11. Выделите еще раз блок ячеек E9:F9 и протащите его за маркер влево.
12. Проанализируйте результаты и очистите лист.
13. В ячейку Е5 введите число 25.
14. В ячейку F5 введите число 50 и протащите блок ячеек Е5:F5 за маркер на несколько столбцов вправо.
15. В ячейку Е1 введите «Январь».
16. Выделите ячейку E1 и протащите ее маркером на 5 столбцов вправо.
17. Снова выделите ячейку Е1 и протащите ее маркером до конца листа влево.
18. Выделите всю первую строку и протащите ее маркером, стоящим слева, на 10 строк вниз.
19. Проанализируйте результаты работы.

Вопросы для закрепления:

1. Как выглядит указатель мыши в процессе выделения блока (диапазона) ячеек?
2. Как выглядит указатель мыши в процессе автозаполнения ячеек?
3. Что такое смарт-тег? Найдите ответ в справочной системе к программе MS Excel 2003.

Самостоятельная работа. Задание: Сформируйте таблицы по образцу, используя маркер автозаполнения.

Таблица 1.

Таблиц 2.

Дни недели	Февраль
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота
Воскресение

Ключ к выполнению задания:
Чтобы поместить заголовок Февраль необходимо ячейки объединить используя кнопку на Стандартной панели инструментов Объединить и поместить в центре.

Довольно часто в ячейках таблицы должны быть практически одинаковые формулы, которые отличаются, например, только буквами в именах ячеек.

Для того чтобы заполнить диапазон ячеек похожими формулами, нужно:
• Ввести формулу в стартовую ячейку диапазона и сделать ее активной.
• Установить указатель мыши на маркер в правом нижнем углу активной ячейки (указатель примет форму крестика).
• Нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить указатель мыши в последнюю ячейку диапазона.
• Отпустить кнопку мыши. Ячейки диапазона будут заполнены формулами, причем формула каждой следующей ячейки будет скорректирована относительно предыдущей, цифры в адресах ячеек будут увеличены на единицу. В самих ячейках сразу появится результат вычислений по формуле. Чтобы увидеть формулу, достаточно выделить ячейку, формула будет отображаться в строке формул.

В некоторых случаях операция заполнения ячеек формулами может дать неверный результат. Например, нужно составить прайс-лист, в котором указывается цена товара в условных единицах и в рублях. Цена в рублях должна пересчитываться по формуле в зависимости от курса USD.

Если в ячейку "C6" прайс-листа записать формулу "=B6*B3" и затем, используя операцию заполнения диапазона, заполнить формулами ячейки "C7:C10", то результат расчета будет неверным.

Причина ошибки в том, что после заполнения диапазона в ячейках находятся неправильные формулы: "=B6*B3", "=B7*B4", "=B8*B5" и т.д., а для правильного расчета в этих ячейках должны быть формулы "=B6*B3", "=B7*B3", "=B8*B3". Для того чтобы в каждой формуле использовалась одна и та же ячейка "B3", нужно запретить изменение индекса в процессе заполнения диапазона. Это можно сделать, указав в формуле, которая находится в стартовой ячейке диапазона "C6", абсолютный адрес ячейки (поставив перед индексом, изменение которого надо запретить, символ $). Таким образом, чтобы в рассматриваемом примере для заполнения формулами ячеек "C7:C10" можно было использовать операцию заполнения диапазона, в ячейку "C6" необходимо записать формулу "=B6*B$3".

Каждый день пользователям интернета приходится заполнять различные формы на сайтах, в интернет-магазинах. И это часто отнимает наше драгоценное время.

Возьмем, к примеру сайт одного туроператора. Как много полей, неправда ли?

Как много полей, неправда ли?

И надо сказать, что достаточно обременительно заходить в каждое и выбирать. Особенно, если приходится это делать несколько раз.

Ведь подбор тура по заданным вами параметрам не всегда есть в наличии и приходится корректировать уловия. Но если же вы определенно решили найти тур, который 100% соответствует вашим требованиям, и не смотря на то, что места есть не всегда, то всякий раз заново вводить одни и те же параметры для поиска будет достаточно рутинным занятием.

Sergey Nivens / Shutterstock.com

В этом поможет нам программа - конструктор скриптов, позволяющих автоматизировать любые действия в браузере, которая называется . Чтобы вы имели представление об этой программе, перечислю лишь базовый функционал.

Особенности программы XWeb Human Emulator

• Автозаполнение форм и текстовых полей.
• Запись и повтор работы с любым элементом сайта.
• Сбор, сравнение, хранение и отправка данных.
• Есть встроенный планировщик задач, который можно запускать в назначенное вами время.
• Во время работы можно свернуть ее в систрэй. Это никак не скажется на производительности других приложений.

Как видите, даже этого достаточно, чтобы назвать программу функционально богатой.

А теперь, я на примере покажу, как можно автоматизировать процесс заполнения формы на сайте.

Автозаполнение формы

В адресную строку (выделено желтым маркером). Ниже, в правой части окна программы, подгружается веб-страница с формой для поиска и бронирования туров.

2. Выбираем в главном меню раздел «Макрос» и нажимаем на «Запись». Тоже самое можно сделать, нажав горячие клавиши Ctrl+Shift+R . Теперь программа будет записывать все наши действия в отдельный макрос.

Статья по теме: Как внести изменения в файл hosts

3. После того, как мы заполнили на сайте форму поиска тура и получили результат выборки, нужно остановить запись макроса. В том же пункте меню «Макрос» нажать на «Остановить» или выполнить эту команду, нажав горячие клавиши Ctrl+Shift+S .

4. Теперь, если нужно повторить поиск тура по указанным ранее параметрам, достаточно нажать все одну кнопочку «Выполнить». Макрос за считанные секунды сам заполнит все поля и вы тут же получите результаты поиска.

Автозаполнение ячеек

Форматирование ячеек

• Выравнивание данных
• Установка параметров шрифта

Задания для самостоятельной работы

Автозаполнение ячеек

Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец

Если несколько первых символов, введенных в ячейку, совпадают с символами, которые уже имеются в этом столбце, то MS Excel автоматически подставляет недостающую часть символов. Автоматическое завершение выполняется только тогда, когда запись состоит из текста или текста и чисел. Эта функция не используется для записей, полностью состоящих из чисел, дат или времени. Данная команда позволяет быстро редактировать и заполнять таблицу .

Если необходимо чтобы запись полностью совпадала, то, как только она появилась в ячейке, нужно нажать клавишу Enter . Если запись нужна не полностью, то дойдя до нужного символа нажать клавишу Backspace (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Автоматическое завершение

Заполнение данными с помощью маркера заполнения

Для заполнения ячеек данными MS Excel может автоматически продолжать ряд чисел, комбинаций чисел и текста, дат и времени по заданному образцу. Для быстрого заполнения ячеек данными нужно выделить диапазон ячеек и переместить маркер заполнения нужную сторону (т.е. заполняется строка или столбец).

После перемещения маркера заполнения отображается кнопка Параметры автозаполнения в виде квадратика, с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек. Так, для заполнения только форматов ячеек (установленное начертания, тип, размер, цвет шрифта) необходимо выбрать вариант Заполнить только форматы (Рис. 3.3.а), для заполнения только содержимого ячейки - вариант Заполнить только значения (Рис. 3.3.б), для копирования данного диапазона – Копировать ячейки (Рис. 3.3.в).

Рис. 3.3 Выбор команд с помощью маркера заполнения

Заполнение активной ячейки содержимым смежной ячейки

Для заполнения смежных ячеек необходимо выделить пустые ячейки, захватывая в выделении и ячейку с данными, снизу, справа, сверху или слева от ячейки, которая содержит данные для заполнения. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Заполнить , а затем в открывшемся списке команду Вниз , Вправо , Вверх или Влево (рис. 3.4).

Примечание . Для быстрого заполнения ячейки данными из ячейки, которая находится сверху или слева, можно воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl +D или Ctrl +R .

Рис. 3.4. Команда Заполнить

Заполнение ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков

С помощью маркера заполнения можно быстро заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков, таких как дни недели, месяцы или годы. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• ввести начальное значение в ячейку
• ввести значения в следующие ячейки, чтобы задать образец заполнения
• выделить заполненные ячейки

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., в первые две ячейки нужно ввести значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8... – последовательность 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2..., то вторую ячейку можно оставить пустой.

Перетащить маркер заполнения по диапазону (до нужной ячейки), который нужно заполнить.

Примечание . Для заполнения в порядке возрастания необходимо перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в порядке убывания – вверх или влево.

Если начальным значением является дата, например, «янв.13», то для получения ряда, состоящего из названия месяцев в том же формате, нужно выбрать команду Прогрессия из меню Заполнить группы Редактирование вкладки Главная (рис. 3.5.) и в появившемся диалоговом окне поставить в поле Единицы переключатель напротив значения месяц .

Рис. 3.5.Диалоговое окно Прогрессия

Пользовательский список автозаполнения

Чтобы упростить ввод определенных последовательностей данных можно создать пользовательские списки автозаполнения. Такой список создается на основе уже имеющегося на листе списка или вводится вручную.

Примечание . Пользовательский список может состоять только из текста или текста в сочетании с числами. Для того чтобы создать пользовательский список, состоящий только из чисел, сначала необходимо создать список чисел в текстовом формате.

Чтобы создать список из существующего необходимо выделить на листе диапазон ячеек, которые требуется включить в список автозаполнения. Нажать кнопку MS Office и выбрать команду Параметры Excel . В появившемся диалоговом окне выбрать группу Основные , а в ней в области Основные параметры работы с Excel нажать кнопку Изменить списки.

В диалогом окне Списки (рис. 3.6) нажать кнопку Импорт (в данном поле указываются адреса ячеек, которые включены в список). Элементы списка автоматически добавятся в виде нового списка. По завершению нажмите кнопку Ок .

Рис. 3.6. Диалоговое окно Списки

Чтобы создать новый список, так же его можно ввести в поле Элементы списка диалогового она Списки . Каждый элемент отделяется друг от друга нажатием на клавишу Enter . Затем нажать на кнопку Добавить и он отразиться в виде списка в поле Списки .

Для удаления списка нужно его выделить в диалоговом окне Списки и нажать кнопку Удалить . Подтвердить удаление и нажать кнопку Ок .

Форматирование ячеек

Для форматирования ячеек: выбор формата данных в ячейке, размещение текста в ячейке, установки типа, размера, цвета шрифта, оформление границ ячейки или таблицы, команда заливки – используются команды вкладки Главная групп Шрифт , Выравнивание , Число или диалоговое окно Формат ячеек .

Выбор формата отображения значения в ячейке

В предыдущей лекции рассматривался вопрос о типах данных: текст, число, формула. С помощью Числовых форматов можно указывать какие значения принимают данные в ячейке, например, денежный формат (2,00р. или $ 2,00), дата (15.07.13 или 15 июля 2013 г.), процентный (20,00%) и другие. Также для каждого формата устанавливаются свои параметры Для этого можно вызвать на экран диалоговое окно Формат ячеек (рис. 3.7) или воспользоваться командами группы Число вкладки Главная (рис. 3.8).

Рис. 3.7. Диалоговое окно Формат ячеек: Число

Рис. 3.8. Команды группы Число вкладки Главная

Помимо команд, относящихся к формату данных, в данной группе можно установить формат с разделителями (разделение разрядности, например, 2 000), увеличить / уменьшить разрядность (количество знаков после запятой, например, 2,35346 – при уменьшении разрядности до одного знака получится 2,4).

Выравнивание данных

Для выравнивания данных можно использовать команды группы Выравнивание вкладки Главная или команды диалогового окна Формат ячеек: выравнивание (рис. 3.9). В области выравнивание указывается расположение данных относительно ячейки по горизонтали и вертикали; в области отображение Переносить по словам можно заполнить данные ячейки в несколько строк, Автоподбор ширины – изменить размер шрифта, если данные оказались больше ширины ячейки, Объединение ячеек – из нескольких ячеек делает одну; в области Ориентация можно указать на какой угол нужно повернуть текст.

Рис. 3.9 Диалоговое окно Формат ячеек: Выравнивание

Установка параметров шрифта

С помощью команд группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячеек: Шрифт (рис. 3.10) можно изменить тип, размер, начертание, цвет шрифта. С помощью команд Надстрочный и Подстрочный в поле Видоизменения устанавливаются верхний (t о) и нижний (t о) индексы.

Рис. 3.10 Диалоговое окно Формат ячеек: Шрифт

Обрамление выделенного диапазона и заливка

На рабочем листе границы таблицы представлены в виде серых линий, которые не выводятся при печати. Для установления нужных границ к созданной таблице применяется обрамление с помощью команды Границы группы Шрифт вкладки Главная . Предварительно выделенную таблицу в MS Excel можно обрамить рамкой и залить ячейки различным цветом.

Предварительно выделив таблицу, в диалоговом окне Формат ячеек: Границы (рис.3.11) можно выбрать тип линии, установить цвет, а затем в области Отдельные указать с помощью мыши только те границы, которые следует установить для таблицы.

Рис. 3.11 Диалоговое окно Формат ячеек: Границы

Для заливки ячейки или группы ячеек используется команда Заливка из группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячейки : Заливка . В последнем можно указать тип узора заливки и его цвет.

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Создайте пользовательский автоматический список, состоящих из любых 4 элементов (например, времен года – зима, весна, лето, осень).

3. Оформите пользовательский список на листе 1 .

4. Переименуйте лист 2 в Факторы .

5. Оформите таблицу по образцу, учитывая расположение текста в ячейках, начертание, установленные границы к таблице:

6. Для данной таблице установите тип шрифта Arial; размер шрифта – 12, цвет – синий.

7. Поверните текст в ячейке В3 на 90 о.

8. На листе 3 создайте произвольную таблицу, в которую включены такие поля как Дата (установите нужный формат), Числовой (установите нужный формат, например, числовой с

указанием два знака после запятой, денежный, процентный). Установите границы к данной таблице и скопируйте ее на лист 1 .

9. Сохраните данный файл под именем Форматирование .

10. Закройте программу.

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 - Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

45. Думаю все знают такой прием в Excel, как автозаполнение ячеек путем протягивания мышью крестика? Если еще нет, то расскажу поподробней. Допустим Вы хотите заполнить строку или столбец днями недели(Понедельник, Вторник и т.д.) . Что Вы для этого делаете? Правильно, Вы в каждую ячейку вписываете вручную все эти дни. Но в Excel есть прекрасная возможность упростить этот процесс. Для выполнения подобной операции Вам потребуется заполнить лишь первую ячейку. Пишем в неё - Понедельник. Теперь выделяем эту ячейку и ведем курсор мыши к нижнему правому углу ячейки. Курсор приобретет вид черного крестика(рис.1) .

рис.1

Как только курсор стал крестиком, жмем левую кнопку мыши и удерживая её тянем вниз(если надо заполнить строки) или вправо(если надо заполнить столбцы) на необходимое количество ячеек. Теперь все захваченные нами ячейки заполнены днями недели. И не одним Понедельником, а по порядку(рис.2) .

рис.2

Но это не все. Если вместо левой кнопки мыши, зажать правую и протянуть, то по завершении Excel выдаст меню, в котором будет предложено выбрать метод заполнения: Копировать ячейки , Заполнить , Заполнить только форматы ,Заполнить только значения , Заполнить по дням , Заполнить по рабочим дням ,Заполнить по месяцам , Заполнить по годам , Линейное приближение ,Экспоненциальное приближение , Прогрессия - см.рис.3 . Серым шрифтом выделены неактивные пункты меню - те, которые нельзя применить к выделенным ячейкам. Выбираете необходимый пункт и любуетесь результатом.

рис.3

Но и это еще не все. Наряду со встроенными в Excel списками автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма . Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Если Вы используете:

· Excel 2003 , то переходите Сервис -Параметры -Вкладка "Списки " ;

· Excel 2007 - Меню -Параметры Excel -вкладка Основные -кнопочка "Изменить списки " ;

· Excel 2010 - Файл -Параметры -вкладка Дополнительно -кнопочка "Изменить списки… " .

В результате перед Вами что-то вроде этого(рис.4)

рис.4

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК - ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рис.4 . НажимаемДобавить .

Так же можно воспользоваться полем «Импорт списка из ячеек «. Активируем поле выбора, щелкнув в нем мышкой. Выбираем диапазон ячеек со значениями, из которых хотим создать список. Жмем Импорт. В поле Списки появиться новый список из значений указанных ячеек.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-07-22